Asistente Administrativo
Empresa Confidencial
Santiago, Metropolitana de Santiago, CHILE
hace 3 días
source : Trabajando.com

Institución de Educación Superior Técnico Profesional requiere incorporar a Asistente Administrativo

Principales Funciones :

  • Colaborar en los procesos administrativos, dando soporte a distintos actores y miembros del equipo del área, a fin de asegurar una gestión eficiente del área, en el marco de los procedimientos establecidos y lineamientos de la dirección respectiva.
  • Elabora documentos (cartas, certificados, resoluciones, formatos de evaluación, formulario y documentos relacionados a procesos de prácticas, entre otros)
  • Colabora en confección y tramitación de documentación (procesos de titulación, entre otros) en el caso de las áreas académicas, verificando nombre de los estudiantes en sistema institucional disponible;
  • emitiendo antecedentes asociados(concentración de notas, certificado de título, entre otros); gestionando firmas de autoridades;
  • preparando documentación de identificación para ceremonia de titulación; y archivando documentación de estudiantes en expedientes respectivos, de acuerdo a procedimientos establecidos.

  • Imprime y compagina documentación (evaluaciones, u otra información enviada por jefes de carrera u otros actores de carreras o área de pertenencia), organizándola, de acuerdo con indicaciones del solicitante y según formalidades internas establecidas.
  • Registra y archiva documentación de manera física y digital (información académica o administrativa relativa a los estudiantes, a prácticas, u otros procesos), manteniéndola organizada, completa y vigente, de acuerdo con procedimientos establecidos.
  • Despacha o entrega oportunamente documentación asociada a las carreras o área asignada, respaldándola debidamente, de acuerdo con procedimientos establecidos.
  • Ingresa programación de horarios de carreras u otras actividades, registrando en plataformas institucionales el detalle de calendarización (niveles de cada asignatura de cada una de las carreras, si corresponde), verificando la corrección y consistencia de la información (que los horarios entregados por la dirección respectiva concuerden con información la cantidad de horas establecidas en el Plan de Estudio de la Carrera, entre otros), y de acuerdo con los procedimientos establecidos.
  • Monitorea asistencia de docentes, estudiantes u otros actores, según corresponda, según horarios establecidos en programación de cada carrera respectiva, verificando el registro de asistencia en el sistema, gestionando directamente o dando aviso oportuno al actor responsable, en caso de ausencias para su solución;
  • e informando a los alumnos sobre la situación particular, de acuerdo a los procedimientos establecidos.

  • Gestiona agendas de miembros de su área de pertenencia, recibiendo solicitudes de reuniones, precisando requerimientos, coordinando disponibilidad horaria de participantes y salas;
  • agendando reuniones en sistemas disponibles y citando a participantes de las respectivas reuniones, informándoles aspectos formales (días, horario, lugar, duración, material necesario, etc.

    y confirmando asistencia, de acuerdo con procedimientos establecidos.

  • Identifica requerimiento de atención de público del cliente interno y / o externo, presencial, telefónico y / o virtual, según sea el caso, registrándolo y solicitando información de detalle, si corresponde, según los procedimientos establecidos por el área respectiva
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